I 2014 hadde Statsarkivet inspeksjon i Hitra kommunes arkiv, og kommunen fikk pålegg om å rydde opp i en rekke ting. Men i etterkant av dette har kommunen fått en ny utfordring: det har gått muggsopp i cirka 98 hyllemeter av papirarkivet.
Når Hitra slås sammen med deler av Snillfjord 1/1 2020, så blir Hitra en "ny" kommune, og arkivet til gamle Hitra kommune skal deponeres. Innen denne datoen må alt arkivmateriale gjøres klart til depot.
Må ansette person til å gjøre jobben
Kommunestyret har bevilget penger til opprydding også tidligere, men lite er blitt gjort.
" Det er arbeidet med å lukke avvikene, uten at man har lykkes i særlig grad. Bemanningen ved kommunens arkivfunksjon har stort sett vært tilstrekkelig til å håndtere den daglige drifta, uten å greie å redusere restansene i noe særlig grad", står det i saksframlegget.
Kommunestyret vedtok i siste møte før sommeren et prosjekt for å få gjennomført dette. Et prosjekt som totalt vil koste mer enn 5,5 millioner kroner. Ved siden av å ansette en person i halvannet år i prosjektstilling, er det behov for investeringer på 4,7 millioner.
Må investere i nytt system
Kommunen må leie inn spesialister til å renske bort muggsoppen. Denne jobben er beregnet å koste 300.000 kroner. Kommunestyrerepresentant Lars P. Hammerstad (Sp) betvilte at denne summen ville holde.
- Hvis man må gå over og spritvaske hver eneste side - og det er en god del hyllemeter .. Det kan bli sanering av både skrift og muggsopp. Er det tilstrekkelig det vi nå har blitt forelagt oss?
- Vi i administrasjonen har ikke kompetanse til å avgjøre hva det vil koste, så tallene har vi fått fra konsulentselskapet Polygon. Det er den summen vi har å forholde oss til, så jeg kan faktisk ikke si verken ja eller nei på det spørsmålet, svarte rådmannen.
I tillegg til jobben som skal gjøres fram mot deponering av arkivet, må den nye kommunen også investere i helt nytt saks- og arkivsystem. Kostnadene ved dette er ikke beregnet.