Når de ansatte i pleie- og omsorgstjenesten i kommunen får lønna for januar utbetalt neste måned, er det for første gang med grunnlag i elektroniske timelister.

- På høy tid, sier personalsjef og prosjektleder Kirsten R. Antonsen.

– Dette har jo vært i bruk en generasjon i det private næringslivet allerede.

I mai i fjor inngikk Frøya kommune en avtale med systemleverandør Visma om overgang til elektronisk system for lønnsberegning for ansatte som jobber turnus.

I august startet prosjektet opp under ledelse av tjenesteutvikler og servicvert Heidi Midtsian som ser fram til å få tatt nyvinningen i bruk. Og etter en innføring i forholdene blir det for klart at her er det mye å spare, både på arbeidstid og på kontoen for feil og misforståelser.

– Til nå har de ansatte fylt ut timelistene sine selv manuelt, før de fikk til nærmeste leder for summering og attestering. Deretter måtte de innom virksomhetsleder for anvisning før alt ble sendt til lønningskontoret hvor alt ble tastet inn i systemet for beregning av lønn, forklarer systemansvarlig Midtsian.

Mye tid og mange feilmuligheter

Med en så lang vei og så mange ledd fra jobb til lønn er det åpenbart at feilmulighetene har vært mange. Dessuten tar det tid, og produserer uhorvelig masse papir, flere hyllemeter hvert år. Nå håper kommunen at systemet frigjør tid så ledere og mellomledere i systemet kan gjøre mer av det de egentlig har kompetanse på.

Heretter vil turnuslisten ligge ferdig inne i systemet, så er det bare for turnusleder å legge inn avvik som overtid, ekstravakter og fravær.

Arbeidet for den enkelte ansatte begrenser seg til en gang i måneden å logge seg inn i systemet via nettet og godkjenne lista. Dermed er for så vidt jobben gjort.

En annen fordel er at heretter vil de ansatte få utbetalt lønn for ekstravakter en måned tidligere enn de hittil har gjort.

– Vi regner som alltid med noen innkjøringsproblemer med et helt nytt system, men vi mener det er gjort et godt forarbeid sammen med systemleverandøren, og avdelingslederne har vært med på opplæring, så det går seg nok fort til, mener Antonsen.

Først pleie og omsorg, så de andre avdelingene

I første omgang er det altså pleie og omsorg så skal inn i nytt, elektronisk lønnssystem, men det slutter ikke der. Når rutinene er etablert og feilkilder eliminert, kommer resten av avdelingene etter.

Både skolevesenet, brannvesenet og renholdsavdelingen kommer inn i tur og orden, og på sikt vil systemet også håndtere reiseregninger.

– Nå tar vi ett steg om gangen for å prøve ut nye rutiner, så gleder vi oss til å få alt over digitalt så fort som mulig. Selv om vi er forberedt på en del spørsmål og muligens noen misforståelser i starten er vi ikke i tvil om at dette blir et stort framskritt for alle sammen, helt fra hver enkelt ansatt til de som jobber med lønningene, avslutter en optimistisk Kirtsen Antonsen, som ikke legger skjul på at de ser fram til kommende lønnskjøring med glede og en god porsjon spenning.