Frøya kommune etablerte sin offisielle facebookside nokså nøyaktig to år før katastrofebrannen. I dag har denne sida 1.532 følgere. Kommunen brukte denne aktivt (sammen med egen nettside og kontakt med mediene) til å nå ut til innbyggerne da storbrannen herjet i januar i fjor. Erfaringene er gode, forteller Marit Wisløff Norborg, som er ansvarlig for beredskapsledelsens informasjonsstrategi.

- Da krisen oppstod ble facebooksida i første rekke et hjelpemiddel for rask spredning av korrekt informasjon. Facebooksiden ble også et «kontaktsenter» siden det var her de opplevde at innbyggere og hytteeiere tok kontakt. Wisløff Norborg forteller at det umiddelbart oppstod en dugnadsånd og at de som fulgte facebooksiden raskt ble deres «informasjonsmedarbeidere». I løpet av krisedøgnet publiserte Frøya kommune 24 krisemeldinger på sin offisielle facebookside.

Myndighetenes bruk av sosiale medier

Dette kommer fram i rapporten "Risiko- og krisekommunikasjon tilpasset personer med nedsatt funksjonsevne? Norske myndigheters bruk av sosiale medier". Rapporten er utarbeidet på oppdrag fra Deltasenteret i Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir). Rapportens formål er å vurdere om norske myndigheters tilpasser sin risiko- og krisekommunikasjon for personer med nedsatt funksjonsevne, når de benytter sosiale medier i sin risiko- og krisekommunikasjon. Personer med nedsatt funksjonsevne er i denne sammenhengen f.eks. både bevegelseshemmede og blinde, men også fremmedspråklige/etniske minoriteter og eldre.

Rapportens foreløpigehovedkonklusjon er at myndighetenes risiko- og krisekommunikasjon i sosiale medier ikke er gjennomgående og systematisk tilpasset personer med nedsatt funksjonsevne.

- I den grad dette skjer er det etter egne initiativ og ikke med utgangspunkt i målrettet nasjonal samkjøring, heter det. Men Frøya kommunes bruk av Facebook under storbrannen blir dratt fram som et eksempel på hvordan kommunikasjonen med innbyggerne kan fungere. Dette eksempelet er valgt fordi Frøya kommune tilpasset sin krisekommunikasjon for sine mange fremmedspråklige innbyggere. Bl.a. ble Facebook-meldingene oversatt til fire språk mens brannen pågikk.

- Hvis tilsvarende skjer igjen vil vi være mye mer bevisste på hvor viktig informasjon på sosiale medier er. Vi vil etablere eget rom hvor oversettere sitter. Det er viktig å forstå hvor stor ressurs det er i innbyggerne som informasjonsmedarbeidere, basert på dugnad, og hvor mye vi kan hente ut av informasjon om hva innbyggerne eller fritidseierne kan hjelpe til med, spesielt ved evakuering. Min konklusjon er at det er viktig at kommunen, i en krisesituasjon, er der folket er. Slik jeg vurderer det - på Facebook, uttaler Wisløff Norborg til rapporten.

- Effektivt verktøy

Da Frøya kommune etablerte kommunens facebookside var strategien å gi informasjon «hvor folk flest er». Det var først etter at Wisløff Norborg så hvor effektivt dette verktøyet var i det daglige arbeidet med å nå ut med informasjon, at hun forstod at facebooksiden også kunne brukes som verktøy i krise. I alt 24 oppdateringer ble sendt ut via Facebook under brannen.

- Frøya kommune har i ettertid fått tilbakemelding om at deres følgere stolte mer på kommunens facebookmeldinger, enn på det som stod i media. De forteller også at nasjonale medier brukte deres facebookmeldinger som kilde, og at mediene dermed videreformidlet det de skrev på Frøyas offisielle facebookside. Wisløff Norborg understreker samtidig viktigheten av at ikke «alle» er på Facebook, og at tett og løpende kontakt med media er en viktig del av krisehåndteringen, skriver rapporten.

Beredskapsledelsens kommunikasjonsplan ble diskutert som et av de første momentene etter at krisestab var satt. De hadde en oppdatert beredskapsplan, men i beredskapsplanen de hadde var det ikke tatt høyde for at deres krisekommunikasjon skulle tilpasses grupper med nedsatt funksjonsevne eller fremmedspråklige innbyggere.

I den opprinnelige beredskapsplanen hadde ikke kommunen tatt høyde for at deres krisekommunikasjon skulle tilpasses grupper med nedsatt funksjonsevne eller fremmedspråklige innbyggere. Beredskapsledelsen så imidlertid raskt at de måtte ut med informasjon på flere språk. De så at brannen tok retning mot Innovamar, et område der mange av kommunens fremmedspråklige bor. Derfor måtte det improviseres fort. Norsk og engelsk håndterte de selv, men Wisløff Norborg kalte relativt raskt inn to personer som håndterte polsk og litauisk. Russisk oversettelse ble også vurdert, men da de ikke hadde tilgang på en kvalitetssikret oversetter våget de ikke å bruke russisk - på grunn av faren for å feilinformere.

I dag slår Frøya kommune fast i sin beredskapsplan at de skal gi kriseinformasjon til befolkningen på norsk, engelsk, polsk, bulgarsk og litauisk